Por qué una PMO Corporativa y Factores Claves de Éxito en su Implementación
En las organizaciones es frecuente encontrar una PMO de Sistemas y poco frecuente encontrar una PMO Corporativa. La razón seguramente está vinculada con la criticidad de la Tecnología al momento de llevar adelante una nueva iniciativa. No obstante esta visión es errónea y causante de tensiones entre distintas áreas en la organización. Atribuirle al área de Sistemas la responsabilidad, aunque sea parcial, de lo que debería ser una PMO corporativa es el reconocimiento de no haber encontrado una forma más lógica para aprobar, priorizar y hacer seguimiento de los proyectos en la organización.
Los siguientes 4 puntos pueden ayudar a que el intento de implementar una PMO corporativa sea exitoso. Estos puntos se refieren a:
¿Qué se debe considerar en el arranque?
¿Cuáles son las etapas para que una PMO corporativa entre en régimen?
¿Que aspectos culturales son necesarios?
¿Cuáles son los errores frecuentes en la implementación de una PMO Corporativa?
1. Temas a considerar en el arranque del proceso
Implementar una PMO Corporativa implica definir claramente la naturaleza de la misma. Para ello se debe establecer:
a)¿Cuál será su propuesta de valor?
b)¿Cuáles serán sus roles en consecuencia?
c)¿A quién deberá reportar? (Comité de Proyectos)
d)¿Cuál sera su staffing?
e)¿Cuáles serán las herramientas de operación (software de soporte y procesos)?
f)¿Cómo se logrará el “buy in” de la organización?
2. Etapas mínimas para que una PMO entre en régimen
Una metodología de implementación adecuada es aquella que considera al menos las siguientes etapas:
Etapa 1. Como cualquier proyecto desarrollar la Definición de Proyecto y obtener la aprobación de TODOS los Stakeholders necesarios.
Etapa 2. Construir la infraestructura de operación
Etapa 3. Implementar con el enfoque adecuado (considerando, entre otras cosas, el tratamiento a brindar a los proyectos en curso) Etapa Cross de Gestión del Cambio: Comunicar, Comunicar, Comunicar
3. Elementos necesarios en la cultura de proyectos de la Organización.
La implantación de una PMO requiere para su gestión de:
a) la existencia de una metodología guía para la realización de los proyectos de aplicación en todas las áreas,
b) un modelo business case de utilización en la aprobación del proyecto y en su evaluación post-implantación,
c) un modelo de evaluación de desempeño del capital humano de la empresa que incluya la evaluación del trabajo en proyectos,
d) un modelo consensuado para la priorización de proyectos,
e) Sponsors, Project Leaders, y Responsables de Equipo mínimamente nivelados y capacitados.
4. Algunos errores frecuentes en la implementación de una PMO Corporativa
a) Adoptar un enfoque de PMO no compatible con la cultura organizacional
b) Ser percibida como no agregando valor
c) Estar más orientada a los procesos (metodología, procedimientos) que al negocio (mix de proyectos)
d) Terminar por su postura siendo parte de los problemas, en vez de ser el facilitador de soluciones
e) No estar ubicada en el lugar adecuado y/o no tener el foco de Alta Dirección adecuado para sponsorear su funcionamiento
¡Ojalá Ayude!