La Venta Interna de un Proyecto: ¿Qué debe contener la Definición de Proyecto?

 

¿Quiere impulsar un Proyecto? ¿Tiene que elevarlo para su aprobación? Aquí van entonces las sugerencias, que si bien no le aseguran el éxito, pueden ayudarlo a disponer de una hoja de ruta para su presentación.

 

En forma lógica y secuencial aborde los siguientes puntos:

 

OBJETIVOS:

No cometa el error de incluir aquí lo que el proyecto hará o construirá. Tampoco incluya aquí frases tan repetidas como las que hacen referencia a la estrategia. Vaya directo al grano: INCLUYA AQUÍ LOS BENEFICIOS CONCRETOS DEL PROYECTO. Es decir la propuesta de valor y, si es posible, en términos cuantitativos.

 

ALCANCE:

Un proyecto exitoso es aquel que gestiona muy bien las expectativas de todos aquellos que de una u otra manera están vinculados al mismo. Por ello, INCLUYA LO QUE EL PROYECTO COMPRENDE Y LO QUE EL PROYECTO NO COMPRENDE.

 

MODELO CONCEPTUAL:

Haga una descripción (en lo posible gráfica) de la solución. Identifique que productos lo integran. ESTÉ PREPARADO PARA RESPONDER A LA PREGUNTA: ¿POR QUÉ ÉSTA SOLUCIÓN/OPCIÓN Y NO OTRA?

 

METODOLOGÍA:

Demuestre sin fisuras y profesionalmente que usted sabe como se va a hacer el proyecto. IDENTIFIQUE CLARAMENTE LAS ETAPAS Y SUS RESPECTIVOS PRODUCTOS INTERMEDIOS. (Y PREPÁRESE PARA DEFENDER EL ENFOQUE DE IMPLEMENTACIÓN POR EL QUE HA OPTADO)

 

ORGANIZACIÓN:

¿Cuál va a ser la estructura del Proyecto? ¿Quiénes van a ser los sponsor? ¿Quién el Project Manager? ¿Cuáles van a ser los equipos de trabajo? ¿Qué nivel de dedicación se requerirá a lo largo del proyecto? QUE LA ESTRUCTURA NO SÓLO REFLEJE LOS CONOCIMIENTOS NECESARIOS, SINO TAMBIÉN, LOS COMPROMISOS NECESARIOS.

 

CRONOGRAMA:

¿Pensaba presentarlo en forma aproximada y sin dar mayores detalles? Definitivamente no. Trabaje en la estimación de los plazos. PRESENTE LA DURACIÓN TOTAL CON APERTURA DEL PLAZO QUE TOMARÁ CADA ETAPA QUE IDENTIFICÓ EN LA METODOLOGÍA.

 

MATRIZ DE RIESGOS:

Identifique los riesgos de la ejecución del proyecto. Demuestre que los está considerando. PRESENTE UNA MATRIZ QUE MUESTRE EL RIESGO, SU IMPLICANCIA, LA ACCIÓN MITIGANTE PARA NEUTRALIZARLO.

 

BUSINESS CASE O JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA FINANCIERA DEL PROYECTO:

¿Le suena familiar VAN, TIR, PERÍODO DE RECUPERO? Los tres van a ser parte de su presentación. ¿Para qué? Para contestar a preguntas de sentido común: ¿Cuánto va a dejar esté proyecto?, ¿Cuál es su tasa de rentabilidad?, ¿En cuánto tiempo se recupera la inversión?

 

¿Que ya lo tiene armado?. Bueno, entonces una última sugerencia si está a punto de presentarlo. PREGÚNTESE ¿Lo validé antes con los actores correspondientes y los hice participes? Si la respuesta es negativa todavia está a tiempo de solucionarlo: vaya y construya consensos y después… ¡A PRESENTARLO CON FÉ!

¡Ojalá ayude!