Lecciones aprendidas en la implementación de una Metodología de Proyectos
Si está a punto de llevar a adelante una iniciativa para que todos los integrantes de la organización trabajen con una metodología única de proyectos, los siguientes tres aspectos le pueden resultar de utilidad. Estos se refieren a: ¿Cuál es el contenido mínimo de una Metodología de Proyectos? ¿Cuál debería ser el enfoque para el Desarrollo de la Metodología? ¿Cuál debería ser el enfoque para la Implementación de la Metodología?
1. Contenidos Mínimos de la Metodología
Introducción (Por qué una metdología standarizada y aplicable en toda la Compañía)
Definición de Proyecto para la Compañía (Qué se entiende por Proyecto y que No es un Proyecto)
Ciclo de Vida de un Proyecto (Descripción de las etapas del mismo: Definición, Construcción, Implementación, Cierre y Ajustes, etapa común de Gestión del Cambio)
Componentes de la Definición de un Proyecto (Objetivos, Alcance y Supuestos, Modelo Conceptual, Metodología, Organigrama, Cronograma, Matriz de Riesgos, Business Case)
Aspectos significativos de la Construcción (Reunión de arranque o Kick-off, Planes de Trabajo de los Equipos, Modelo de Control y Seguimiento del Proyecto)
Aspectos significativos de la Implementación (Esquemas alternativos de implantación, Planificación de la Implantación, Tablero de Comando de la Implantación)
Aspectos significativos de la etapa de Ajustes y Cierre (Gestión de Incidentes, Formalización de la finalización de un Proyecto, Evaluación e Informe de Resultados)
Aspectos significativos de la Gestión del Cambio (Impacto del Cambio, Plan de Comunicación, Plan de Desempeño de la Gente)
Roles en el Organigrama de un Proyecto (Descripción de roles, Responsabilidades de los distintos roles en el Ciclo de Vida del Proyecto)
Esquema de Evaluación de Performance de los integrantes de un Proyecto.
En Anexo: Templates sugeridos de la Metodología.
2. Enfoque para el desarrollo de una Metodología de Proyectos
Crear dos grupos: el de desarrollo y el de validación. El primer grupo que se integre en general con participantes de las areas staff (sistemas, organización y procesos, recursos humanos, administración y finanzas) y el segundo con las areas de negocio (comerciales o de operaciones).
El objetivo: construir consenso y que la metodología sea el producto del trabajo de todos y no de unos pocos trabajando con criterio de laboratorio.
3. Enfoque de implantación de la Metodología
Vincular la capacidad y el nivel de madurez de la organización para adoptar la Metodología, identificando si el criterio más acertado es el gradual (algunos proyectos) o total (todos los nuevos proyectos).
La implantación siempre requiere de fuertes esfuerzos de capacitación y de preparación de los distintos actores que integran la organización de un proyecto. Un timinig equivocado que no considere el momentum de la organización puede arrojar resultados frustantes para una buena iniciativa.
¡Ojalá ayude!